En estos días de radiante actualidad, en el Reino Unido y más concretamente en el parlamento británico de Westminster, en medio de un debate tan importante para ese país y para el resto de Europa como es el Brexit, hay una persona que adquiere una importancia vital.
Esta persona es conocido como speaker of the house of commons y responde al nombre de John Bercow, es un hombre bajito, neutral en el debate político y objetivo, pero con una función clave en el parlamento; imponer el orden. Así lo demuestra a través de sus gritos, imponiendo la calma cuando los señores parlamentarios se sobreexcitan en sus argumentaciones y dejan todo avance bloqueado. Gracias a estas funciones, nada desdeñables, del señor John Bercow el progreso del proyecto de Brexit avanza, aunque con más bien malos resultado. Me atrevería a decir que este puesto de trabajo, y sobre todo este rasgo en particular, tiene fuertes similitudes con alguna de las funciones principales de un director de proyecto. Como todos sabemos las funciones de planificación, control de costes, análisis de riesgos, y la vigilancia en la calidad de todo proyecto constructivo o de otra índole, tienen su base en el orden y claridad de ideas.
Todos los project managers nos hemos encontrado en algún proyecto en el cual hay que empezar por poner un orden férreo y meticuloso ante el avance de ideas o brainstormings que sobreviene a muchos de los agentes participantes en el proyecto, todas de buena fe pero que claramente bloquean, o más bien entorpecen, la toma de decisiones en los momentos iniciales del proyecto, especialmente en la fase de redacción del proyecto básico. Llegando a prolongar en exceso el tiempo de redacción. Son unas de esas sesiones tan largas, reuniones un tanto interminables que culminan con actas de reunión de infinitos puntos, a buen seguro el señor John Bercow se ha enfrentado, y por lo que se ve, se volverá a enfrentar.
Una de las principales herramientas de las que dispone un director de proyecto son las actas de reunión, donde se plasman todas las decisiones tomadas y proposiciones que han planteado el resto de agentes y que los demás deberán estudiar para, en la siguiente reunión, cerrar esos asuntos. El project manager será el que gestione estas reuniones, siempre llevando en la cabeza la planificación del proyecto, sabiendo cuáles son los puntos críticos y cuáles son superficiales. Poniendo especial énfasis en no dejar cabos sueltos en la toma de decisiones a corto plazo, sin dejar de pensar en el largo plazo, y asegurándose de que todas las dudas deberán quedar resueltas en dicha decisión.
La primera reunión entre agentes y para guiar el proyecto, es conocida como reunión Kick-off, es fundamental ya que marcará el orden en la comunicación, y el cómo comunicarse entre los agentes, y articular respuestas a los demás. Además la reunión Kick-off, al ser la primera, normalmente es clave para la planificación del proyecto. No en vano, los agentes deberán llevar a esa primera reunión todas las dudas de carácter fundamental para resolución de las mismas. Normalmente en el Kick-off, revela si hay algún agente que no ha hecho bien del todo los deberes y no ha tenido tiempo de estudiar en profundidad el proyecto o parte del proyecto en cuestión.
Es en esta reunión donde se plasmará el organigrama del proyecto, el quién es quien, para claridad del equipo y mejora en la comunicación, recordemos que en proyectos de cierta envergadura la cantidad de agentes suele ser muy alta. Deberá quedar claro cuando intervienen. No tiene mucho sentido reunir a todos los agentes si hay algunos que no pueden ayudar todavía al avance del proyecto. Error que se comente, especialmente con la alta cantidad de vías de comunicación activas que hay hoy en día.
También en la reunión de Kick-off, la dirección facultativa cobrara especial relevancia ya que esta reunión, como hemos indicado anteriormente, explicará en detalle los primeros pasos bien de su diseño o bien detalles del mismo a otros agentes.
Además, en esa reunión Kick-off también se plasmará cómo se articulará las changes orders u órdenes de cambios en el diseño o ejecución, cómo el contratista o contratistas plasmarán sus precios añadidos o contradictorios. Si estos se aceptan o se rechazan, su consiguiente impacto en el CapEx y su afección a otras partidas del proyecto. Se informa a los distintos agentes del procurement o partes del proyecto a adquirir directamente por la propiedad a modo de cost savings o ahorro directo, sobretodo cuando y de qué manera se servirán a obra.
Para esta reunión tan importante el buen project manager deberá llevar siempre una planificación bien elaborada, plasmado los puntos críticos que pudieran verse afectados sino hay una toma de decisiones o una falta importante de información a otros agentes, la reunión de Kick-off estará siempre presidida por el project manager, que como ya hemos dicho deberá llevar siempre la planificación en su cabeza. Manejará los tiempos de exposición de dudas a resolver y demandará explicaciones.
Normalmente, y mucho me temo es el caso en otros ámbitos, algunas de las posteriores reuniones, si estas se alargan en el tiempo, suelen perder intensidad y los agentes tienden a contribuir menos, incluso abstenerse de las mismas, afectando a la comunicación y progreso del proyecto. Es labor del director de proyecto que las reuniones sean los más productivas posibles, evitando situaciones de brainstorming, donde a pesar de la buena fe, los agentes del proyecto tienden a no tomar decisiones y quedan a la espera de lo que hacen los demás, quedando el proyecto parado parcialmente. El buen project manager evita estas situaciones, obliga a los agentes a realizar sus deberes en casa, y exponen las fechas límites para dar a conocer sus trabajos, siendo inflexible con las mismas.
Todo lo acontecido, especialmente en el Kick-off, deberá estar plasmado en las actas de reunión de obra, y distribuidas convenientemente entre el personal participante, de este modo podrán ser consultadas por todos.
Estimo que a nuestro buen amigo John, le gustaría tener una reunión de Kick-off de vez en cuando, en el mismísimo parlamento, sabiendo que se enfrenta a un claro cambio de agentes, direcciones facultativas, propiedades y contratistas. Hasta tal vez hasta solicite la ayuda de algún project manager.
La figura del director de proyecto es esencial para, en escenarios de fuerte incertidumbre o comienzo de proyecto y obra, llevar una planificación basada en el orden y la claridad de ideas. Sin duda es una de las virtudes mayores que puede tener un project manager.
Jesús Molina Plaza – Socio Director
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